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Poste d’assistante de direction (H/F/X)

October 23rd 2023

Le Centre pour la microscopie et l’imagerie moléculaire (CMMI) est un centre d’imagerie préclinique cogéré par L’ULB et l’UMONS. Ce centre, qui a vu le jour grâce au support financier de l’union européenne et de la Région wallonne, a pour vocation d’offrir divers services d’imagerie à des institutions publiques et privées et est basé sur le site du Biopark Charleroi Brussels South, à Gosselies, dans la région de Charleroi.

Mission Description

Gestion des aspects administratifs :

  • Organiser les réunions, visites et évènements, prendre des rendez-vous
  • Préparer, contrôler et fournir les documents nécessaires à la mission de l’équipe de direction (inclus : prise de notes et rédaction du procès-verbaux).
  • Gérer la production, la diffusion et l'archivage des informations (courrier, comptes rendus, documents comptables, dossiers techniques, données des sociétés, etc.).
  • Gestion du courrier (poste et courriels) entrant et sortant, classement, gestion des recommandés en collaboration avec notre assistante administrative.
  • Gérer l’agenda de la direction, planification et organisation de déplacements
  • Accueil et réponses téléphoniques

Management de la cellule administrative

  • Suivi des budgets et gestion des entrées et sorties financières
  • Gestion des aspects administratifs des marchés publics
  • Gestion des aspects administratifs des projets de recherche (du dépôt à la clôture)
  • Appui administratif lors des audits.
  • Gestion et archivage des divers contrats
  • Supervision des tâches d’une assistante administrative.

Candidate profile

  • Bachelier en secrétariat/office management ou expérience équivalente
  • Maîtrise du français et de l’anglais, capacité rédactionnelle dans les deux langues. La connaissance du néerlandais sera considérée comme un atout.
  • Expérience de minimum 5 ans en secrétariat de direction/office management est préférable mais pas obligatoire
  • Connaissance en comptabilité est un plus
  • Aisance par rapport aux textes administratifs ou de nature réglementaire
  • Maîtrise de la suite bureautique MS-Office (Outlook, Word & Excel)
  • Sens de l'organisation, précision, proactivité, intérêt pour l’amélioration de processus
  • Bonne gestion des priorités
  • Orienté·e solution
  • Goût pour la polyvalence
  • Un intérêt pour le monde de la recherche scientifique et l’innovation en santé sera considéré comme un atout
  • Un intérêt pour la communication et le marketing est un plus

Offer

Une fonction pleine de défis dans une plateforme au service de l’innovation pour la santé, aux responsabilités multiples, un entourage créatif, multiculturelle et bienveillant, le tout dans un cadre verdoyant !
Nous offrons un contrat ULB, à durée déterminée et à temps plein, assorti d’avantages extra-légaux (chèques repas et congés extra-légaux) et une perspective de contrat à durée indéterminée après 2 ans. Abonnement téléphonique et internet pourront être proposés. Nous offrons aussi des possibilités du travail hybride selon les tâches à réaliser et de large choix de formations internes.

Contact Details

Les candidats seront examinés le 1er décembre et un engagement pourra être envisageable à partir du 1er janvier 2024. Les candidatures (CV et Lettre de motivation) doivent être adressées au Pr. Isabelle Salmon à l’adresse suivante : info@cmmi.be